• Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo kho. Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm​… Mỗi loại kho sẽ có quy định về diện tích khác nhau.
  
• Bộ phận Quản trị có thể điều chỉnh danh sách loại kho này theo thực tế vận hành.
  
• Mỗi kho lưu trữ sẽ được phân quyền cho một hoặc 1 nhóm người dùng làm vai trò quản trị. Nhân viên quản trị này có thể hiệu chỉnh thông tin kho lưu trữ, điều chỉnh danh mục kệ và hộp của kho.
  

Bộ phận quản trị phần mềm có thể thêm, xóa, kho lưu trữ. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có

Chức năng quản trị Kho: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con.

Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ

• Mỗi kho chứa nhiều kệ. Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ. Các kệ trong kho lưu trữ được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện trong việc tổ chức lưu trữ cũng như tìm kiếm hồ sơ.
  
• Mỗi kệ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới kệ, hệ thống tự động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước.
  
• Mỗi kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp trong kệ. Dựa vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hộp còn có thể chứa của kệ nhằm giúp nhân viên quản lý kho xác định được ngay sức chứa còn lại của kệ trên phần mềm mà không cần đến trực tiếp kiểm tra kệ.
  
• Module quản lý kệ cung cấp các chức năng: thêm, xóa Kệ trong kho. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có.
  
  

Module quản lý kệ trên hệ thống quản lý kho