Giới thiệu phần mềm quản lý lưu trữ - SureDMS

Quản lý tài liệu lưu trữ là một tác vụ quan trọng trong công việc hàng ngày phục vụ điều hành và quản lý tại các doanh nghiệp cũng như tại các cơ quan nhà nước các tỉnh, thành phố.

Việc quản lý tài liệu có vai trò nhất định trong hiệu quả xử lý công việc của mỗi phòng ban, đơn vị. Trong hoàn cảnh số lượng hồ sơ tài liệu của mỗi phòng ban, đơn vị ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng về chủng loại, nhu cầu tra cứu nội dung tài liệu ngày càng tăng, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu càng đòi hỏi phải được tổ chức hợp lý, hiệu quả hơn.

LẠC VIỆT DMS - công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác
Cùng với xu thế chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, việc tin học hóa công tác văn thư lưu trữ là một quá trình tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng xử lý công việc. Trong hoàn cảnh đó, phần mềm "QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ - LẠC VIỆT DMS" ra đời nhằm đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời là công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ do Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu và phát triển sẽ giải quyết tốt tất cả những vấn đề nêu trên.

Với những ưu điểm vượt trội của mình, Lạc Việt DMS thực sự là phần mềm cần thiết với tất cả các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành, các doanh nghiệp tổ chức: quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ.

Lạc Việt DMS việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên. Không những độc giả có thể yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.

Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…

Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.

Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.

Lạc Việt DMS được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ liệu. Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học cơ bản của nhân viên lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.