Thành phần thông tin của một hồ sơ lưu trữ như hình bên dưới.
Tên (hoặc mã) kho lưu trữ Loại hồ sơ Số lưu trữ:
Ký hiệu thông tin Tiêu đề hồ sơ Chú giải | Thời gian của tài liệu: Bắt đầu, Kết thúc Ngôn ngữ Bút tích Số lượng tờ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Tình trạng vật lý Ghi chú |
Cán bộ lưu trữ có thể hiệu chỉnh nội dung của hồ sơ hiện hành hành hoặc xóa hồ sơ khỏi hệ thống.