Chức năng quản lý kho lưu trữ

  • 01/03/2019
  • 88

QUẢN LÝ KHO

​Quản lý kho lưu trữ

  • Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo kho. Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm​… Mỗi loại kho sẽ có quy định về diện tích khác nhau.
  • Bộ phận Quản trị có thể điều chỉnh danh sách loại kho này theo thực tế vận hành.
  • Mỗi kho lưu trữ sẽ được phân quyền cho một hoặc 1 nhóm người dùng làm vai trò quản trị. Nhân viên quản trị này có thể hiệu chỉnh thông tin kho lưu trữ, điều chỉnh danh mục kệ và hộp của kho.


Bộ phận quản trị phần mềm có thể thêm, xóa, kho lưu trữ. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có

Chức năng quản trị Kho: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con.

Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ

  • Mỗi kho chứa nhiều kệ. Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ. Các kệ trong kho lưu trữ được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện trong việc tổ chức lưu trữ cũng như tìm kiếm hồ sơ.
  • Mỗi kệ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới kệ, hệ thống tự động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước.
  • Mỗi kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp trong kệ. Dựa vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hộp còn có thể chứa của kệ nhằm giúp nhân viên quản lý kho xác định được ngay sức chứa còn lại của kệ trên phần mềm mà không cần đến trực tiếp kiểm tra kệ.
  • Module quản lý kệ cung cấp các chức năng: thêm, xóa Kệ trong kho. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có.


Module quản lý kệ trên hệ thống quản lý kho

  • Đoàn Văn Hiến
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Tin xem nhiều
Giới thiệu phần mềm quản lý lưu trữ - SureDMShidden
Lạc Việt SureDMS là giải pháp QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ được thiết kế dành cho cơ quan doanh nghiệp, tổ chức,.. để quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ,...

Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê, …hidden
Chức năng tìm kiếm hồ sơhidden
Phần mềm cung cấp hai chức năng tìm kiếm: tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. Có thể xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel nhằm tái sử dụng cho các hoạt động xử lý công việchidden
Ứng dụng di động (Mobile Apps)hidden
Ứng dụng di động (Mobile Apps)hidden
Chức năng tạo mới hồ sơ lưu trữhidden
Việc lập hồ sơ công việc đòi hỏi phải đảm bảo các quy định của Cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Một hồ sơ công việc được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác tại cơ quan, đơn vị và của bản thân người lập hồ sơhidden
Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn​hidden
Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn​hidden